Kodeks postępowania dla dostawców i partnerów biznesowych

Zakres zastosowania:

Niniejszy Kodeks postępowania dla dostawców i partnerów („CoC SaP”) ma zastosowanie do dostawców i partnerów biznesowych Asterix HoldCo AG („Asterix HoldCo”) i wszystkich jej spółek stowarzyszonych (Asterix HoldCo i wszystkie jej spółki stowarzyszone razem „Grupa TQG”).

1. Nasz kompas wartości

1.1 My, Grupa TQG, jesteśmy młodą, rozwijającą się firmą w stale zmieniającym się społeczeństwie. Naszym celem jest współpraca z naszymi dostawcami i partnerami biznesowymi w celu dostarczania unikalnych, wysokiej jakości produktów, które spełniają najwyższe standardy etyczne, społeczne i środowiskowe.

1.2 Relacje biznesowe z naszymi partnerami biznesowymi opierają się na wzajemnym zaufaniu, uczciwości i szacunku. Niniejszy CoC SaP określa oczekiwania, które stanowią nasz kompas wartości. Zawiera on standardy, które ustalamy dla naszych dostawców, partnerów biznesowych i ich łańcucha dostaw w zakresie praw człowieka, ochrony środowiska, etyki biznesowej i uczciwości.

1.3 Dążymy do długoterminowego partnerstwa z naszymi dostawcami i partnerami biznesowymi w oparciu o zasady etyczne. W związku z tym wymagamy, aby wszyscy dostawcy i partnerzy biznesowi działający w imieniu Grupy TQG i/lub dostarczający towary lub usługi za opłatą przestrzegali niniejszego CoC SaP.

1.4 Dotyczy to wszystkich dostawców i partnerów biznesowych Grupy TQG oraz jej spółek zależnych, stowarzyszonych, podwykonawców i partnerów biznesowych. Oczekujemy, że każdy członek łańcucha dostaw będzie przestrzegał niniejszych CoC SaP.

2. Zgodność z przepisami i zobowiązaniami prawnymi

2.1 Od naszych dostawców i partnerów biznesowych oczekujemy znajomości i ścisłego przestrzegania wszystkich przepisów prawa, regulacji i umów międzynarodowych mających zastosowanie do nich i ich działalności. Dotyczy to w szczególności obszarów prawa pracy, ochrony środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa żywności. Tam, gdzie lokalne przepisy odbiegają od standardów określonych w niniejszym CoC SaP, oczekujemy zgodności z najbardziej rygorystycznymi wymogami.

2.2 Wymagamy, aby nasi dostawcy i partnerzy biznesowi zawsze spełniali najsurowsze wymagania, niezależnie od tego, czy są one określone w niniejszym CoC SaP, czy w przepisach lokalnych lub globalnych. Dbamy o jakość i dlatego oczekujemy, że wymagania określone przez nas lub przez ustawodawcę będą traktowane jako minimalny standard, ale będziemy dążyć do osiągnięcia wyższej jakości.

2.3 Oczekujemy, że wszyscy nasi dostawcy i partnerzy biznesowi przekażą powyższe wymagania swojemu łańcuchowi dostaw poprzez skuteczne systemy zarządzania, polityki, procedury i szkolenia.

2.4 Dostawcy i partnerzy biznesowi są zobowiązani do niezwłocznego informowania Grupy TQG o wszelkich istotnych problemach związanych z dostarczanymi przez nich towarami i usługami.

2.5 Ponadto, wszystkie zobowiązania umowne wobec Grupy TQG muszą być wypełnione w całości.

3. Poszanowanie praw człowieka i sprawiedliwe traktowanie ludzi

3.1 Nasi dostawcy i partnerzy biznesowi muszą szanować prawa swoich pracowników i zapewniać bezpieczne, uczciwe i zdrowe warunki pracy w całym łańcuchu dostaw. Wszelkie formy handlu ludźmi, pracy przymusowej lub pracy dzieci zgodnie z definicją Międzynarodowej Organizacji Pracy (MOP) są surowo zabronione.

3.2 Ponadto muszą oni zapewnić integracyjne i etyczne środowisko pracy, które jest wolne od nękania i dyskryminacji oraz w którym zagwarantowane są równe szanse dla wszystkich pracowników bez względu na płeć, pochodzenie etniczne, wiek, orientację seksualną, religię lub niepełnosprawność.

3.3 Oczekujemy, że nasi dostawcy i partnerzy biznesowi będą szanować prawo pracowników do wolności zrzeszania się, zgłaszania obaw bez odwetu oraz spełniania lub przekraczania norm prawnych dotyczących wynagrodzenia i warunków pracy. Prawa pracowników do wolności zrzeszania się i rokowań zbiorowych muszą być również przestrzegane w całym łańcuchu dostaw.

4. Zrównoważony rozwój i ochrona środowiska

4.1 Nasi dostawcy i partnerzy biznesowi oraz ich podwykonawcy muszą podejmować proaktywne działania w celu zminimalizowania swojego wpływu na środowisko i zapewnienia zrównoważonego łańcucha dostaw. Obejmuje to redukcję emisji CO2, unikanie odpadów i efektywne wykorzystanie zasobów. Oczekujemy, że nasi dostawcy i partnerzy biznesowi przyjmą praktyki, które przyczyniają się do ochrony środowiska i ciągłej poprawy ich wpływu na środowisko.

4.2 Wymagamy również wdrożenia zrównoważonych procesów produkcyjnych, które są zgodne ze standardami branżowymi i naszym zaangażowaniem w ochronę środowiska. Obejmuje to regularną ocenę metod produkcji, zużycia zasobów i gospodarki odpadami. Dostawcy i partnerzy biznesowi powinni faworyzować innowacje przyjazne dla środowiska i korzystać z czystych technologii tam, gdzie to możliwe.

4.3 Niezbędne jest ciągłe doskonalenie zarządzania środowiskowego. Zachęcamy dostawców i partnerów biznesowych do wyznaczania jasnych celów w zakresie zrównoważonego rozwoju, śledzenia postępów i ponoszenia odpowiedzialności. Razem możemy zmniejszyć nasz wspólny ślad i promować bardziej zrównoważoną przyszłość.

5. Jakość i bezpieczeństwo produktu

5.1 Wyznaczamy najwyższe standardy jakości i bezpieczeństwa dla naszych produktów i wymagamy od naszych dostawców, partnerów biznesowych i podwykonawców ścisłego przestrzegania wszystkich przepisów prawa i specyfikacji Grupy TQG. Obejmuje to w szczególności przeprowadzanie regularnych kontroli jakości, inspekcji i audytów w celu zapewnienia, że uzgodnione standardy są konsekwentnie przestrzegane.

5.2 Ponadto, w celu zapewnienia bezpieczeństwa produktów, wymagane jest natychmiastowe informowanie Grupy TQG o ewentualnych problemach związanych z bezpieczeństwem lub jakością. Szybka i przejrzysta komunikacja, a także szybkie i zorientowane na rozwiązanie działania mają kluczowe znaczenie dla rozwiązania wszelkich obaw, które mogą mieć wpływ na integralność naszych produktów.

5.3 Oczekujemy również, że nasi dostawcy i partnerzy biznesowi będą przestrzegać najwyższych standardów w zakresie produkcji, przechowywania, pakowania i transportu żywności w celu ochrony naszych produktów i konsumentów. Dostawcy i partnerzy biznesowi muszą spełniać lub przekraczać uzgodnione specyfikacje, aby zapewnić jakość obiecaną naszym klientom. Wszelkie wątpliwości dotyczące bezpieczeństwa lub jakości produktów muszą być zgłaszane w sposób dokładny, kompletny i szybki, w pełnej zgodności z naszymi wymogami.

6. Rachunkowość i przejrzystość finansowa

6.1 Prowadzenie właściwej, przejrzystej i dokładnej dokumentacji księgowej oraz jasnej i identyfikowalnej dokumentacji wszystkich transakcji jest kluczowym obowiązkiem naszych dostawców i partnerów biznesowych. Wymagamy, aby cała dokumentacja finansowa i księgi odzwierciedlały transakcje w sposób dokładny, uczciwy, kompletny i terminowy oraz zapewniały, że żaden szczegół nie zostanie pominięty lub ukryty. Oszustwa, łapówkarstwo lub jakiekolwiek formy niewłaściwych praktyk biznesowych nie będą tolerowane w żadnych okolicznościach.

6.2 Od dostawców i partnerów biznesowych oczekuje się stosowania odpowiednich procesów audytu i zgodności w celu zapewnienia najwyższych standardów w obszarach takich jak bezpieczeństwo produktów i żywności, zdrowie i bezpieczeństwo pracowników, sprawozdawczość finansowa i praktyki pracownicze. Procesy te muszą być solidne i regularnie oceniane w celu zapewnienia zgodności z wymogami prawnymi i naszymi standardami korporacyjnymi.

6.3 Wszelkie formy oszustwa, przekupstwa, niewłaściwego wykorzystania aktywów lub nieuczciwych praktyk biznesowych, a także same próby ich popełnienia, nie będą tolerowane. Aby promować przejrzystość, wymagamy ujawnienia lokalizacji zakładów i znanego pochodzenia materiałów na żądanie, aby umożliwić pełną identyfikowalność w całym łańcuchu dostaw. Ten poziom przejrzystości ma kluczowe znaczenie dla utrzymania zaufania i odpowiedzialności we wszystkich obszarach działalności.

7. Odpowiedzialna obecność na rynku

Nalegamy, aby nasi dostawcy i partnerzy biznesowi nie stosowali wprowadzających w błąd strategii marketingowych i dostarczali przejrzystych, opartych na faktach informacji o swoich produktach. Ponadto wszyscy nasi dostawcy i partnerzy biznesowi muszą ustanowić wyraźne zabezpieczenia, aby zapewnić, że wszystkie twierdzenia dotyczące ich produktów są poparte wiarygodnymi dowodami w celu promowania uczciwości i rzetelności we wszystkich działaniach marketingowych. To zobowiązanie do przejrzystości nie tylko chroni konsumentów, ale także wzmacnia zaufanie i wiarygodność naszych marek.

8. Zapobieganie korupcji i etyczne zachowanie

8.1 Wszelkie formy korupcji, przekupstwa, prania pieniędzy lub nieetycznego zachowania ze strony naszych dostawców, partnerów biznesowych i ich podwykonawców są surowo zabronione. Przejrzyste i uczciwe relacje biznesowe oparte na zaufaniu i uczciwości mają dla nas ogromne znaczenie.

8.2 Wszyscy dostawcy i partnerzy biznesowi muszą zapewnić, że ich działania i praktyki spełniają najwyższe standardy etyczne i sprzyjają środowisku, w którym uczciwość jest najważniejsza. W żadnym momencie nie wolno oferować prezentów lub płatności członkom lub pracownikom Grupy TQG lub urzędnikom publicznym w celu wywarcia wpływu na decyzje biznesowe.

8.3 Ponadto istotne jest, aby wszyscy nasi dostawcy i partnerzy biznesowi przestrzegali wszystkich przepisów i regulacji antykorupcyjnych, które mają zastosowanie do ich działalności w krajach, w których prowadzą działalność. Przestrzeganie tych przepisów nie tylko chroni naszą wspólną reputację, ale także wzmacnia fundamenty naszych relacji biznesowych. Wierzymy, że promując etyczne zachowanie i przestrzeganie prawa, możemy stworzyć kulturę odpowiedzialności i szacunku, która przyniesie korzyści wszystkim zaangażowanym stronom.

9. Uczciwa konkurencja i rzetelność

9.1 Nalegamy, aby nasi dostawcy, partnerzy biznesowi i podwykonawcy działali uczciwie w warunkach wolnej konkurencji. Istotne jest, aby ich łańcuch dostaw charakteryzował się wydajnością i innowacyjnością, a nie niezgodnymi z prawem umowami lub nieuczciwymi środkami. Nasi dostawcy i partnerzy biznesowi nigdy nie mogą oferować ani przyjmować niewłaściwych zachęt w związku z działalnością Grupy TQG. Praktyki biznesowe, które niewłaściwie ograniczają konkurencję, takie jak nieautoryzowana wymiana informacji, szpiegostwo i ustalanie cen, są surowo zabronione.

9.2 Ponadto przywiązujemy dużą wagę do unikania konfliktów interesów z pracownikami Grupy TQG. Wszystkie decyzje biznesowe muszą być podejmowane w oparciu o uczciwość i przejrzystość, aby zapewnić, że żadne interesy finansowe ani inne ustalenia nie tworzą niewłaściwych relacji z naszymi pracownikami. Utrzymując jasne granice i standardy etyczne, możemy wspierać środowisko zaufania i odpowiedzialności, które przynosi korzyści wszystkim zaangażowanym stronom.

10. Ochrona informacji poufnych

10.1 Nasi dostawcy i partnerzy biznesowi są zobowiązani do ochrony i zabezpieczenia informacji poufnych Grupy TQG, w tym danych biznesowych, własności intelektualnej i danych osobowych, przed nieuprawnionym ujawnieniem oraz do zapewnienia ochrony takich informacji poufnych w całym łańcuchu dostaw.

10.2 Wdrożone systemy i praktyki muszą zapewniać, że informacje poufne są bezpieczne i chronione przed niewłaściwym wykorzystaniem przez cały czas. Obejmuje to ochronę wszystkich informacji poufnych dotyczących Grupy TQG, jej dostawców, pracowników i konsumentów. Wszyscy dostawcy i partnerzy biznesowi muszą podejmować staranne działania w celu ochrony własności intelektualnej, tajemnic handlowych, patentów i informacji finansowych, gdy znajdują się one pod ich kontrolą. Ponadto kluczowe znaczenie ma unikanie sytuacji, które mogłyby negatywnie wpłynąć na nasze interesy biznesowe lub reputację.

10.3 Ponadto zasadnicze znaczenie ma przestrzeganie przepisów dotyczących wykorzystywania informacji poufnych w obrocie papierami wartościowymi. Dostawcy i partnerzy biznesowi muszą podejmować proaktywne działania, aby uniemożliwić swoim pracownikom obrót papierami wartościowymi Grupy TQG będąc w posiadaniu istotnych informacji niepublicznych. Obejmuje to prowadzenie szkoleń i programów uświadamiających w celu zapewnienia, że wszyscy pracownicy rozumieją swoje obowiązki w zakresie poufności i konsekwencje prawne wykorzystywania informacji poufnych w obrocie papierami wartościowymi. Nadając priorytet tym praktykom, możemy zachować integralność wrażliwych informacji Grupy TQG i utrzymać zaufanie, jakim darzą nas nasi interesariusze.

11. Powiadamianie o naruszeniach

11.1 Każdy, kto podejrzewa, że dostawca lub partner biznesowy Grupy TQG dopuszcza się lub dopuścił się naruszenia wyżej wymienionych przepisów, ma możliwość skontaktowania się z zewnętrznym rzecznikiem Grupy TQG. Rzecznik zbada każde zgłoszenie w sposób obiektywny i, w razie potrzeby, anonimowy oraz podejmie odpowiednie środki w celu wyjaśnienia incydentu, wyeliminowania naruszenia i/lub zapobieżenia dalszym incydentom.

11.2 Z Rzecznikiem Grupy TQG można skontaktować się w następujący sposób:

Prawnik Dr Kathrin J. Niewiarra, Rzecznik ds.
Sybelstr. 7
D-10629 Berlin
Telefon: +49 (0) 30 / 4036750-17
TQGG@compliance-aid.com
compliance-aid-tqgg.hintbox.de - Hintbox

podpisano:
Zarząd Asterix HoldCo AG