Pytania i odpowiedzi dotyczące biura rzecznika praw obywatelskich, procedury składania skarg zgodnie z ustawą o należytej staranności w łańcuchu dostaw oraz internetowego systemu zgłaszania nieprawidłowości w The Quality Group GmbH i jej spółkach zależnych („TQGG”)
1. Czym jest rzecznik praw obywatelskich / biuro skarg („system zgłaszania nieprawidłowości”)
TQGG wyznaczyła zewnętrznego prawnika jako rzecznika i osobę kontaktową dla naszego systemu zgłaszania nieprawidłowości w celu zwalczania naruszeń przepisów prawa i/lub wewnętrznych zasad zgodności firmy, a także naruszeń praw człowieka i obowiązków należytej staranności w zakresie ochrony środowiska. Rzeczniczka jest dostępna dla wszystkich sygnalistów, którzy chcą dokonać poufnego zgłoszenia nieprawidłowości w TQGG.
2. Kto może skontaktować się z systemem zgłaszania nieprawidłowości?
Nasz system zgłaszania nieprawidłowości, obsługiwany przez naszą rzeczniczkę praw obywatelskich, jest ogólnie dostępny dla każdego, kto może przekazać informacje o niezgodnym z prawem zachowaniu. Mogą to być pracownicy, klienci lub inne osoby trzecie. Przyjmujemy wszystkie zgłoszenia, w których podejrzewa się popełnienie przestępstwa i które mieszczą się w określonym obszarze tematycznym.
3. Na jakie tematy można przesyłać wskazówki?
System informowania o nieprawidłowościach jest dostępny w celu zgłaszania naruszeń prawa i przepisów, a także praw człowieka i zagrożeń dla środowiska oraz naruszeń należytej staranności, o ile mają one wpływ na naszą firmę, nasz obszar działalności lub naszych dostawców w całym łańcuchu dostaw.
Tematy poruszane w raportach obejmują w szczególności następujące kwestie:
- Korupcja, pranie pieniędzy, łapówkarstwo, finansowanie terroryzmu, naruszenia kontroli eksportu
- Zachowania antykonkurencyjne
- Naruszenia Kodeksu Postępowania i innych wewnętrznych wytycznych TQGG (np. wytycznych dotyczących zakupów)
- Bezpieczeństwo produktów
- Dyskryminacja, nękanie, prawa podstawowe
- Zdrowie, bezpieczeństwo operacyjne, bezpieczeństwo i higiena pracy
- Kwestie personalne, w tym lekceważenie instrukcji pracy
- Naruszenia ochrony danych i bezpieczeństwa informacji
- Naruszenia prawa antymonopolowego
- Sprawy UE w rozumieniu dyrektywy UE w sprawie informowania o nieprawidłowościach, 2019/1937
- Naruszenia praw człowieka i obowiązków należytej staranności w zakresie ochrony środowiska.
System zgłaszania nieprawidłowości nie jest przeznaczony do skarg dotyczących działalności operacyjnej. Informacje zgłaszane za pośrednictwem systemu zgłaszania nieprawidłowości i dotyczące spraw spoza określonego obszaru tematycznego będą przekazywane odpowiedniej osobie kontaktowej za zgodą osoby zgłaszającej nieprawidłowości lub zostanie wskazana odpowiednia osoba kontaktowa.
4. Jak można przesyłać wskazówki?
TQGG:
Nasi pracownicy mogą w każdej chwili skontaktować się ze swoimi przełożonymi, działem HR, radcą prawnym lub innymi działami w firmie w celu uzyskania informacji.
System zgłaszania nieprawidłowości / rzecznik praw obywatelskich:
Nasi pracownicy, partnerzy biznesowi i inne strony trzecie również mają dostęp do naszego systemu zgłaszania nieprawidłowości, za pomocą którego można przesyłać zgłoszenia do naszej rzeczniczki praw obywatelskich. Zgłoszenia można przesyłać telefonicznie, pocztą, pocztą elektroniczną lub osobiście.
Prawnik Dr Kathrin J. Niewiarra, Rzeczniczka Praw Obywatelskich
Philippistrasse 11
D-14059 Berlin
Telefon: +49 (0) 30 / 4036750-17
TQGG@compliance-aid.com
Zawiadomienia można składać w języku niemieckim i angielskim.
Możliwe jest również składanie zgłoszeń do rzeczniczki za pośrednictwem naszego elektronicznego systemu zgłaszania nieprawidłowości w ponad 26 językach:
www.compliance-aid-tqgg.hintbox.de
Hintbox
Zewnętrzne centrum zgłaszania w Federalnym Ministerstwie Sprawiedliwości
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/Kontakt/Kontakt_node.html
5. W jaki sposób zapewnia się anonimowość i ochronę sygnalisty?
Ochrona i poufność osoby zgłaszającej nieprawidłowości są istotnymi elementami naszej procedury składania skarg i są przez nas traktowane bardzo poważnie. W trakcie całej procedury opracowywane i podejmowane są indywidualne środki w celu zapewnienia, że osoba zgłaszająca nieprawidłowości jest chroniona przed ukaraniem lub dyskryminacją w wyniku przekazanych informacji. Próby zastraszania, grożenia lub dyskryminowania sygnalistów w miejscu pracy nie będą tolerowane. W przypadku zastraszania, gróźb lub działań odwetowych w wyniku zgłoszenia, prosimy o kontakt z naszą rzeczniczką lub odpowiednimi działami w TQGG.
Jako prawnik, rzecznik praw obywatelskich również podlega obowiązkowi zachowania poufności. Kontakt oraz wszelkie informacje i porady będą traktowane z zachowaniem całkowitej poufności. Jest to zabezpieczone oddzielną umową o ochronie danych z TQGG jako klientem.
Tożsamość zgłaszającego zostanie ujawniona TQGG wyłącznie za jego wyraźną zgodą. Jeśli informacje te doprowadzą do dochodzenia prowadzonego przez organy ścigania, anonimowość jest również gwarantowana wobec tych instytucji przez obowiązek zachowania poufności przez prawnika.
6. Co dzieje się z przesłanym napiwkiem?
Streszczenie:
Rzeczniczka analizuje otrzymane informacje i przeprowadza wstępną ocenę prawną. Zostanie ona przekazana Svenji Wachtel, radcy prawnemu TQGG, w celu dalszego zbadania faktów, pod warunkiem, że osoba zgłaszająca wyrazi na to zgodę. Gwarantujemy całkowitą poufność informacji. Jeśli informacje będą uzasadnione, zostaną podjęte dalsze działania. Jeśli informacje okażą się nieistotne, dochodzenie zostanie zakończone. Ponadto wszystkie dane osobowe zostaną usunięte zgodnie z przepisami o ochronie danych.
Poszczególne kroki:
Otrzymanie zgłoszenia
Otrzymanie zgłoszenia jest dokumentowane, a osoba zgłaszająca otrzymuje potwierdzenie odbioru od rzeczniczki najpóźniej w ciągu siedmiu dni.
Weryfikacja zgłoszenia
Rzeczniczka dzieli zgłoszenie na kategorie tematyczne i sprawdza jego wiarygodność. Jeśli zgłoszenie jest wiarygodne, zostanie przekazane do Svenji Wachtel, Głównego Radcy Prawnego, w celu wyjaśnienia faktów przy zachowaniu poufności.
Jeśli zgłaszający wyrazi takie życzenie, rzeczniczka pozostanie z nim w kontakcie przez cały czas trwania postępowania. O sposobie organizacji kontaktu decyduje jednak sam zgłaszający.
Jeśli informacje nie będą wiarygodne, postępowanie zostanie przerwane, a sygnalista zostanie o tym poinformowany.
Wyjaśnienie faktów
Radca prawny wyjaśnia stan faktyczny sprawy w porozumieniu z rzecznikiem praw obywatelskich, w pełni wykorzystując dostępne zasoby w poszczególnych przypadkach, w zależności od potrzeb i w odpowiednim czasie. Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, czy dostępne są wystarczające informacje do wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy. Jeśli tak nie jest, z sygnalistą kontaktuje się rzecznik praw obywatelskich w celu uzyskania dalszych informacji.
Jeśli kontakt nie jest pożądany i nie można zebrać innych wystarczających informacji w celu wyjaśnienia faktów, postępowanie zostanie przerwane. Jeśli nie można zidentyfikować niewłaściwego postępowania lub ryzyka w firmie lub u partnerów biznesowych lub dostawców, postępowanie również zostanie przerwane. Sygnalista zostanie odpowiednio poinformowany.
Opracowywanie rozwiązań
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub ryzyka, na podstawie zebranych informacji opracowywane są odpowiednie środki zapobiegawcze i/lub zaradcze. Jeśli jest to możliwe, rozsądne i pożądane przez sygnalistę, zostanie on zaangażowany w opracowanie środków zapobiegawczych i/lub naprawczych.
Sygnalista otrzyma informację zwrotną od rzeczniczki praw obywatelskich nie później niż trzy miesiące po potwierdzeniu odbioru, dotyczącą planowanych i już podjętych środków, a także ich przyczyn, o ile nie zagraża to (wewnętrznym) dochodzeniom i prawom osób, których dotyczy zgłoszenie, oraz o ile jest to prawnie dopuszczalne.
Wszczęcie środków zaradczych oraz działania następcze i przegląd skuteczności
Podjęte środki zapobiegawcze i/lub naprawcze są inicjowane, a ich wdrożenie jest monitorowane przez Głównego Radcę Prawnego lub powołaną w tym celu komisję.
Ponadto TQGG dokonuje corocznego i doraźnego przeglądu skuteczności procedury składania skarg. W tym celu wykorzystywane są w szczególności informacje zwrotne od sygnalistów. W razie potrzeby wprowadzane są korekty.
7. Czy mogę obawiać się jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, jeśli dokonam zgłoszenia?
Jeśli dokonasz zgłoszenia zgodnie ze swoją najlepszą wiedzą i przekonaniem, nie poniesiesz żadnych negatywnych konsekwencji w firmie. Jeśli jednak celowo złożysz fałszywy raport lub raport złożony w złej wierze, lub jeśli sam naruszyłeś obowiązujące zasady postępowania, TQGG zastrzega sobie prawo do podjęcia kroków prawnych.
8. Co jeśli treść raportu okaże się później nieprawdziwa?
Ważne jest, abyś w momencie dokonywania zgłoszenia wierzył lub zakładał, że jego treść jest prawdziwa i że nie dokonałeś zgłoszenia z zamiarem nadużycia. Jeśli po wyjaśnieniu faktów okaże się, że zgłoszenie było bezpodstawne, nie musisz obawiać się żadnych negatywnych konsekwencji.
9. Co się stanie, jeśli sam jesteś zaangażowany w skargę?
Nawet wtedy zachęcamy do zgłaszania przedmiotowych faktów. Podczas badania sprawy i nakładania jakichkolwiek sankcji zostanie to wzięte pod uwagę, o ile będzie to prawnie możliwe.
10. Czy sygnalista ponosi koszty w związku z korzystaniem z systemu zgłaszania nieprawidłowości?
Sygnalista nie ponosi żadnych kosztów.
11. Czy referencja tworzy relację klienta z rzeczniczką?
Nie, nie ma relacji z klientem. Rzeczniczka jest i pozostaje upoważnionym przedstawicielem TQGG. Jednak stosunek prawny między rzeczniczką a TQGG jako klientem ma „(ochronny) skutek” na korzyść sygnalisty. Oznacza to, że rzeczniczka może udzielać zgłaszającemu nieformalnych porad dotyczących praktycznych kwestii związanych z daną sprawą, ale nie może reprezentować jego interesów prawnych jako „jego” prawnik.
